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29 Jan

5 principes pour une feuille EXCEL exploitable

Si vous souhaitez gagner en productivité et exploiter pleinement vos données stockées dans vos tableaux, voici quelques principes à ne pas négliger.

En respectant ces quelques principes, vous faciliterez :

  • le fonctionnement de certains outils très utiles d’Excel (extractions, tableaux croisés dynamiques…)
  • l’intégration de vos données dans des outils tiers (CRM, gestion commerciale…)

Privilégier le mode base de données

Définissions ensemble quelques bonnes pratiques qui découlent directement des principes de création des bases de données.

 

 

1# Eviter les lignes vides en début de tableau.

Combien de fois ai-je croisé des tableaux de ce type :

Très jolie en présentation, mais pénible quand il s’agit de mettre en oeuvre des fonctionnalités basiques d’Excel (filtres automatiques, sous-totaux…) ou plus complexes (imports de données).

Application pratique  : le filtre automatique

Le filtre automatique (Menu Données > Filtres Automatiques) vous permet de filtrer vos données par les critères de votre choix.

 

2# Eviter les espaces dans les entêtes de colonnes

Il s’agit ici d’appliquer un principe de précaution. Vous ne savez jamais ce que vous allez faire de vos données. Demain, il vous faudra transmettre le fichier au service informatique pour une intégration dans une base données ou un CRM… votre fichier sera prêt !

Application pratique  : préférer “code_fournisseur” à “code fournisseur”

 

3# Définir un identifiant unique

Imaginez que vous ayez 2 fichiers :

  • 1 fichier client avec des contacts clients
  • 1 fichier avec des actions à effectuer auprès de vos clients

Si vous définissez un code client unique dans le premier fichier, et que vous reportiez ce code lorsque vous inscrivez une action dans le fichier action… bingo ! Vous pouvez créer un lien entre les 2 informations. Et cela peut marcher pour plein de fichiers :).

L’exemple ici est simpliste. Mais je fais confiance à votre imagination.

Application pratique  : Feuille de facturation avec RECHERCHEV

(un article prévu sur ce sujet :-) )

 

Préserver la cohérence des données

 

4# Garder la même notation

Vous avez un fichier dans lequel sont stockés des noms. Samuel et SAMUEL peuvent être considérer comme 2 informations différents.

Pour éviter cela, une bonne dose de discipline ou la liste déroulante :-) :

 

Application pratique  : Mettre en oeuvre la liste déroulante :

 

5# Eviter les unités dans les cellules (Kg, €,…)

Pour présenter un tableau de résultats pas de problèmes. Mais pour des données qui pourraient subir un traitement ultérieur… à éviter absolument.